Поиск документов по нескольким системам: интеграция, ускорившая работу 2000 сотрудников

АО «ОДК-Авиадвигатель» — конструкторское бюро-разработчик газотурбинных двигателей для пассажирской и транспортной авиации, промышленных газотурбинных установок и электростанций.

В компании сложилась классическая для крупных предприятий ситуация ー сотрудники использовали несколько программных продуктов для работы с документами разных видов: договорами, входящими и исходящими письмами, внутренними организационно-распорядительными документами, служебными записками, протоколами совещаний и другими. Таким образом:

Из-за того, что информационные системы были разрозненными, поиск тех или иных документов занимал у работников слишком много времени: приходилось каждый раз обращаться к поиску во всех программах, переключаться между интерфейсами, запрашивать права доступа к материалам. В результате снижалась эффективность работы сразу нескольких подразделений, это приводило к задержкам, простоям и, в конечном итоге, к упущенной прибыли.

Решить проблему мог сервис Directum Smart Search, который уже был внедрен на предприятии и искал документы по содержанию, смыслу, атрибутам, периоду, автору или частично воспроизведенному номеру. Но он индексировал данные только в ECM-системе Directum. Поэтому задачей команды Ardecs стало разработать адаптеры к 1С. Документооборот и Microsoft Sharepoint, которые обеспечили бы централизованный поиск по всем действующим системам.

ИТ-компания Ardecs специализируется на разработке интеграционных решений, которые помогают клиентам оптимизировать бизнес-процессы и повысить свою эффективность и конкурентоспособность.

Это экономит время рядовых сотрудников и руководителей, так компании могут ускорить темпы производства, улучшить качество оказываемых услуг, а также быстро адаптироваться к изменениям на рынке.

Для «ОДК-Авиадвигатель» реализация проекта интеграции имела критическое значение. Это передовое предприятие, которое стремится оптимизировать и оцифровать максимум процессов и на производстве, и в работе бэк-офиса. Единый ИТ-ландшафт, к которому легко привыкнуть и в котором удобно работать, — ключевая ценность для сотрудников. Особенно это касается тех, кто имеет дело с документами и другими видами данных — корпуса предприятия находятся на территории огромного комплекса, и до внедрения специализированных систем работникам приходилось передавать документы лично, преодолевая значительные расстояния.

Автоматизация решила эту проблему, не хватало лишь продуманной интеграции, чтобы распространить возможности «умного» поиска на разные ИС.

Для начала эксперты Ardecs обсудили с разработчиками Smart Search функциональность будущего решения, потом продумали его архитектуру и принялись за создание индивидуальных адаптеров к СЭД и корпоративному порталу. Каждый из них работает по такому принципу:

«Одной из ключевых задач, над которой нам пришлось поломать голову, было преобразование моделей прав доступа к документам в 1С и MS Sharepoint для передачи их в Directum Smart Search. Подходы к тому, как задается эта информация, значительно отличается во всех трех системах. Команде нужно было проработать механизмы преобразования этой модели и способы отследить, если права доступа изменятся. При этом найти баланс между задержкой актуализации сведений и количеством связанных с этим запросов».

Артем Овчинников, генеральный директор Ardecs

Для создания решения использовались инструменты Java 17, Spring, Spring Integration, Spring MVC. Теперь индексация корпоративных документов стала похожа на работу поисковых систем ー сервис индексирует все файлы, а если в какие-то из них позже вносятся изменения, результаты выдачи оперативно меняются.

Передача и обработка данных из СЭД и корпоративного портала происходит независимо друг от друга. Причем процессом можно управлять: приостанавливать, возобновлять или полностью перезапускать.

После настройки интеграции, ИТ-экосистема компании стала более логичной и простой. Весь поиск теперь происходит «в режиме одного окна». Также сотрудникам не обязательно помнить название документа, достаточно ввести контекст своими словами. Нужные документы выдаются из всех корпоративных систем с учетом разграничения прав доступа, а самый релевантный результат всегда оказывается в первых строках выдачи ー так говорят сами пользователи.

«В ходе совместной работы специалисты ООО «Ардекс» продемонстрировали не только высочайший уровень экспертизы в области разработки интеграционных решений на базе Java-технологий, но и умение быстро адаптироваться к изменяющимся требованиям заказчика. Результаты вашей работы уже оказали заметное влияние на операционную эффективность АО «ОДК-Авиадвигатель».

Централизованное решение по поиску информации на 30% сократило то время, которое 2000 офисных работников предприятия тратили на рутину. Снизились операционные издержки, а результативность наоборот выросла, так как сотрудники смогли больше времени посвящать своим прямым обязанностям, более творческим и стратегически важным задачам.

Продуманные интеграционные решения ー залог эффективности бизнес-процессов и удобства работы в корпоративной ИТ-экосистеме.